Portale dipendenti Sistema Otto

PORTALE DIPENDENTI

Completa integrazione fra azienda e personale

Il dipendente viene incluso nel processo di controllo ed il coordinatore risparmia tempo ed ottimizza la gestione

PORTALE DIPENDENTI

Migliora la comunicazione!

Il Portale Dipendente in cloud di Ak Innovation permette a tutti i lavoratori dell’azienda di avere il proprio profilo all’interno del sistema.

Il modulo racchiude le funzionalità che servono per migliorare la comunicazione con i dipendenti, includerli, responsabilizzarli, velocizzare passaggi e controlli, in maniera strutturata, tracciabile e gerarchica.

ACCESSO AL PORTALE

Al dipendente viene fornito un accesso con cui vede solo il proprio profilo ed i propri dati, mentre al responsabile viene permesso di accedere anche alle schede dei propri sottoposti. A sua volta, il responsabile è sottoposto di un responsabile di livello più alto, e così via in un sistema piramidale gerarchico in cui ogni lavoratore può inserire richieste per il proprio principale.

PORTALE DIPENDENTI > CARATTERISTICHE

Comunicazione mancata timbratura o errore

All'interno del portale il dipendente può comunicare al responsabile il giusto orario di entrata/uscita e scegliere una motivazione da un menù a tendina precompilato.

Il responsabile può decidere se accettare o meno la proposta fatta dal dipendente; in caso di accettazione la variazione viene automaticamente riportata in PRESENZE, così si risparmia tempo prezioso e tutto resta tracciato!

PORTALE DIPENDENTI > CARATTERISTICHE

Visualizzazione del turno di lavoro

Grazie al Portale Dipendente si evitano stampe o comunicazioni inutili perchè tutto è sempre visibile e il dipendente sarà sempre aggiornato sull'orario di lavoro assegnato.

PORTALE DIPENDENTI > CARATTERISTICHE

Richiesta assenze

Ogni dipendente può richiedere al proprio responsabile una giornata, un periodo o anche qualche ora di assenza da lavoro, indicando il giustificativo idoneo fra quelli resi disponibili dall’azienda.

Ogni tipologia di richiesta assenza prevede un preavviso personalizzabile con cui l’azienda intende ricevere le richieste.

Così ferie, permessi e altre richieste vengono ricevute in tempo per organizzarsi, tracciate e gestite chiaramente all’interno del sistema, rimanendo a disposizione per consultazione futura.

PORTALE DIPENDENTI > CARATTERISTICHE

Documentazione e buste paga

Sul proprio profilo, il dipendente può ricevere la busta paga, la Certificazione Unica, e ogni altra documentazione che lo riguarda da parte dell’azienda.

Per ogni documento caricato viene tracciata la lettura da parte del dipendente, per certificare che sia stato correttamente consegnato.

Per documenti come buste paga o certificazione unica, basterà caricare sul sistema il file PDF unico contenente tutti dipendenti una sola volta, sarà poi il sistema a spezzettare i singoli file e assegnarli al dipendente interessato, questo è un notevole risparmio di tempo rispetto alla preparazione delle email singole o addirittura delle lettere o della stampa per la consegna a mano.

DOCUMENTALE CON SCADENZARIO

Se è attivo il modulo software DOCUMENTALE CON SCADENZARIO, possono essere gestite in condivisione con il dipendente le scadenze della documentazione che
necessita di rinnovo, come, ad esempio, corsi di formazione obbligatoria tipo HACCP o crediti ECM, visite mediche, contratti a tempo determinato, consegna DPI.
Il dipendente può scaricare la
documentazione dal portale e caricarla nuovamente, questo è utile anche in caso di documenti che richiedano una firma. Inoltre, sia l’azienda che il dipendente vengono avvisati in caso di scadenza
con un preavviso impostabile per ogni tipologia di documentazione.
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PORTALE DIPENDENTI > CARATTERISTICHE

Bacheca

Questa funzionalità permette di creare dei messaggi tracciabili per il personale che vengono visualizzati all’accesso, possono essere utilizzati per informative, richiami o comunicazioni generali.

Ogni messaggio può essere destinato ad una persona, ad un gruppo o a tutte le persone.

Quando gli interessati accedono e visualizzano il messaggio, viene tracciata la lettura, inoltre hanno la possibilità di richiedere di non visualizzare più il messaggio, che altrimenti compare nuovamente ad ogni accesso fino alla scadenza impostata.

Dal lato gestione e creazione dei messaggi, i responsabili possono vedere quante persone hanno ricevuto e visualizzato il messaggio, quanti ancora devono riceverlo e chi ha richiesto di non visualizzarlo nuovamente.

Questo permette un notevole risparmio nella distribuzione di comunicazioni aziendali e assicura che il personale interessato le riceva.

PORTALE DIPENDENTI

STATISTICHE DI GESTIONE

Per il PORTALE DIPENDENTE è possibile richiedere statistiche personalizzate, come, ad esempio, sapere quali dipendenti facciano più spesso delle richieste o quali siano le motivazioni più frequenti, se le mancate timbrature si presentino più spesso su ingressi o su uscite, se in particolari giorni della settimana ecc.

Inoltre, è possibile fornire un’analisi anche sui tempi di risposta alle richieste dei dipendenti, quanto tempo passa mediamente dall’inserimento di una richiesta di ferie o permesso alla sua definitiva approvazione da parte del responsabile. Quanto tempo occorre per trovare un sostituto per il dipendente in permesso o malattia.

Quali sono i responsabili più puntuali nella gestione e nella produzione e consegna dei turni di lavoro.