Faq domande frequenti

FAQ

Domande frequenti

Troverai le risposte alle domande più frequenti che ci vengono fatte per conoscere meglio Sistema Otto - Presenze in Cloud.

Generale

Quali tipi di aziende utilizzano Sistema Otto - Presenze in cloud?

Il Sistema è per tutte le aziende che hanno dipendenti, in particolar modo Sistema Otto risolve il problema della gestione presenze sia per chi ha dipendenti che lavorano in sede che per chi ha dipendenti che lavorano sul territorio, oppure presso i clienti e in sedi temporanee, grazie al marcatempo mobile e alle App.

Posso installare il Sistema Otto sul PC aziendale?

Non è necessario installare niente, il Sistema Otto è in cloud e per questo è facilitata anche l’assistenza. Basta avere una postazione connessa ad internet, anche da mobile.

Che tipo di investimento devo considerare per la mia azienda?

Sistema Otto abbatte i costi iniziali in una soluzione modulare e scalabile, completamente a canone.

Gestisce lo smartworking?

Certo, i dipendenti possono timbrare in sede o utilizzare la App o il portale dipendenti per il lavoro da casa.

Posso rilevare anche le timbrature fuori sede?

Certo, e lo puoi fare in diversi modi: con il marcatempo mobile, con l’app di timbratura o con il portale dipendenti.

Quanto è affidabile il GPS?

Il GPS non è molto affidabile per la rilevazione della presenza, perché non è preciso e non può essere utilizzato in ambienti al chiuso. Anche pochi metri a volte fanno la differenza quando si tratta di entrata e uscita in una sede da lavoro. Noi consigliamo sempre dove possibile di utilizzare i nostri tag RFid e NFC per la presenza.

Le timbrature sono certificate?

Con l’utilizzo dei tag RFId e dei nostri dispositivi e App presenza, la timbratura è rilevata da dispositivi di codifica univoca certificata che rappresentano il dipendente che timbra ed il luogo di lavoro. L’orario di timbratura dei nostri dispositivi è automaticamente allineato con server e non impostabile dal dispositivo. Tutto ciò rende il Sistema Otto sicuro e affidabile. Molto meglio di GPS e QR code, che sono sistemi che si prestano facilmente ad una contraffazione.

Se avessi bisogno di personalizzare alcuni aspetti del software, cosa si può fare?

Il nostro software ed i nostri dispositivi sono prodotti direttamente da noi in Italia al 100%. Questo garantisce ad i nostri clienti un’assistenza di alto livello ed una possibilità molto ampia di personalizzazione. I nostri esperti saranno a vostra disposizione per trovare insieme a voi la soluzione di personalizzazione migliore per ritagliare il software sulle vostre reali esigenze.

Come funziona l'assistenza?

La nostra assistenza è telefonica e diretta, il ciente chiama un numero ed un nostro esperto risponde direttamente. Per scelta non utilizziamo ticket e non mettiamo in attesa i nostri clienti quando hanno bisogno di noi. Questo è un vantaggio molto importante della nostra offerta: l’assistenza è sempre inclusa nell’abbonamento e non presenta MAI costi aggiuntivi.

Come ci possiamo organizzare per la formazione?

La formazione viene organizzata step dopo step con i responsabili del sistema, tramite incontri mirati su piattaforme di videoconferenza. L’erogazione della formazione tiene conto dei passi da seguire durante l’introduzione del sistema in azienda ed è organizzata in modo che le informazioni vengano date al momento giusto in cui servono, in modo che il cliente le metta subito in pratica.

All'inizio devo inserire tutti i dipendenti a mano?

Non è necessario, se vuoi puoi fare una prima importazione da un file esterno, in modo da popolare automaticamenti le prime liste.

Come si installa il marcatempo?

Per installare il marcatempo non è necessario il tecnico e non sono necessarie predisposizioni o cablaggi, basta avere a disposizione una normale presa di corrente nei pressi del luogo dove vorrete posizionare il marcatempo.

Posso tracciare l'utilizzo delle auto aziendali?

E’ possibile sapere chi ha utilizzato l’auto o il mezzo aziendale, per quanto tempo e pressso quali clienti. Per fare questo non installiamo il GPS a bordo dei mezzi, ma utilizziamo la tecnologia RFId.

Quanti account utente posso attivare per accedere?

Non vogliamo che questo sia un limite e per questo motivo l’accesso al nostro software non prevede un numero massimo di account o postazioni di lavoro. Pensiamo che sia più importante per i nostri clienti responsabilizzare le persone che accedono al sistema, assegnando ad ognuna un account personale, con il livello di accesso adeguato alle mansioni.

E' possibile gestire più aziende o un gruppo?

Certo, Sistema Otto – presenze in cloud è pensato per poter gestire un’area multi-azienda, questo si può impostare in vari modi. Si possono impostare gruppi di aziende con una capofila oppure vari raggruppamenti gerarchici, si possono trattare le aziende come compartimenti stagni oppure creare delle suddivisioni fra aziende che permettano però varie interazioni a livello di rilevazione e di anagrafica.

Posso utilizzare il badge ed il marcatempo anche per i visitatori?

Certo, puoi utilizzare delle tessere (badge) per far timbrare anche i visitatori quando vengono in azienda e compilare automaticamente il registro della sicurezza.

Posso utilizzare il QR CODE per la timbratura?

Noi sconsigliamo l’utilizzo del QR code perché è un sistema molto facile da replicare, che si presta molto alla contraffazione. Questo fa decadere i principi di sicurezza dei dati rilevati che contraddistinguono Sistema Otto – presenze in cloud. Se utilizzassimo un QR code per identificare un dipendente o una sede di lavoro, basterebbero delle fotocopie o delle foto di questo per duplicarlo varie volte e poterlo utilizzare in diversi modi, non previsti dall’azienda.

I miei dati sono al sicuro?

Sistema Otto – presenze in cloud storicizza i dati all’interno della sua area aziendale su un sistema di server dedicati in cloud in Italia. I dati viaggiano con protocollo https e sono protetti da firewall, replica e backup. A parte questo, dal software è sempre possibile scaricare i dati che si vogliono in file per poi archiviare autonomamente. E, se il cliente preferisce, può richiedere la cancellazione dei dati dal cloud quando, passato il periodo di elaborazione, questi non fossero più necessari all’interno del software.

Posso timbrare dove non c'è connessione dati?

Certo, i nostri dispositivi e le nostre app di timbratura permettono sempre di timbrare. Se il dato non può essere inviato, rimane salvato nella memoria del dispositivo e poi sincronizzato con il software in cloud quando la linea sarà ristabilita.

Posso riutilizzare il badge di un vecchio dipendente?

Certo, i badge possono essere riassegnati all’occorrenza.

Si possono gestire più sedi?

Sì, non ci sono limitazioni alle sedi ed i centri di costo dove può essere rilevata la presenza del dipendente.

Posso utilizzare il marcatempo all'esterno?

Il marcatempo può essere utilizzato all’esterno ma vi consigliamo comunque di mettere un piccolo riparo per la pioggia e le intemperie più importanti.

Viene un vostro tecnico ad installare il marcatempo?

I nostri dispositivi non hanno bisogno di un tecnico per l’installazione, arrivano già pronti, basta attaccare la spina della corrente.

Posso collegare una sirena/campana al marcatempo?

Sì, Ottoemezzo, il marcatempo fisso può essere collegato alla gestione di una sirena per far suonare gli orari di lavoro in azienda.

Posso collegare l'apertura della porta o del cancello?

Sì, Ottoemezzo, il marcatempo fisso, può essere collegato all’apertura di una porta, sbarra, tornello, cancello e vari altri tipi di varco per il controllo degli accessi. Non solo, il software vi permette di scegliere per ogni persona in quali orari potrà entrare e da quali accessi.

Posso esportare i dati in excel?

Sì, ogni schermata del software presenta la possibilità di esmportare i dati in csv (formato file compatibile con excel).

Se utilizzo l'app per la timbratura, la devo far installare a tutti i dipendenti?

Dipende dalle necessità, ovvero, se per esempio i dipendenti lavorassero in squadre, basterebbe una app per ogni squadra per rilevare la presenza di tutti. In questo modo, si abbattono i costi di gestione e di formazione.

Posso utilizzare il sistema anche all'estero?

Certo, il nostro sistema non ha limiti per la rilevazione ed il software, inoltre è già possibile gestire i diversi fusi orari di timbratura.

Posso utilizzare il sistema anche con diversi fusi orari?

Sì, è possibile allineare il marcatempo con il fuso orario della sede di lavoro.

Ci sono costi accessori?

Non ci sono costi accessori, l’abbonamento già copre i costi di gestione, manutenzione e assistenza necessari per l’utilizzo del software e dei nostri apparati. Le uniche eventuali spese extra sono per gli interventi in loco che ci vengono richiesti e per le eventuali riparazioni se non viene attivata l’assistenza full risk.

Posso far accedere il commercialista o il consulente?

Certo, il nostro software è in cloud e puoi fornire un accesso al commercialista o al consulente, che potrà vedere o gestire le presenze della tua azienda, nel modo che preferisci.

Sono un consulente, posso utilizzare Sistema Otto - presenze in cloud con i miei clienti?

Certo, puoi attivare un’area di Sistema Otto – Presenze in cloud per gestire le aziende che inviano mensilmente le presenze, in modo da avere tutti i dati a portata di click in ogni momento e fornire un servizio tecnologicamente molto avanzato ai tuoi clienti. Inoltre, il nostro software è già collegato con i maggiori software presenti sul mercato per consulenti e commercialisti, quindi i dati possono essere integrati automaticamente fra i due software.

Presenze e dipendenti

Che differenza c'è fra la base (registro timbrature) ed il modulo PRESENZE?

Il software di base ti permette di gestire il registro delle timbrature, ma con il modulo PRESENZE avrai la possibilità di gestire anche i profili orari contrattuali dei dipendenti, i giustificativi di assenza, l’elaborazione del cedolino con tutte le voci da inviare per la stampa della busta paga, come straordinari, festivi, notturni, banca ore, permessi, ferie, malattie ecc…

Come posso inviare le presenze al mio consulente del lavoro per stampare la busta paga?

Sistema Otto – Presenze in cloud è già integrato con i maggiori software paghe presenti sul mercato e si può integrare con qualsiasi sitema paghe che accetti input da presenze o marcatempo esterno. Il trasferimento delle ore in busta paga avviene tramite un file che viene generato da sostema dopo che è stato fatto il controllo dei cedolini a fine mese ed importato direttamente dal software paghe del consulente, il quale potrà lavorare sui dati forniti e procedere alla stampa delle buste. In questo modo si evitano errori di trascrizione e doppi inserimenti manuali.

C'è un limite al numero di dipendenti?

Non c’è limite al numero di dipendenti, né per la marcatura, né per la gestione attraverso il software. Per le grandi aziende maggiormente strutturate ci sono varie possibilità di raggruppamento e di gestione settoriale.

Posso inviare le busta paga per email ai dipendenti?

Certo, o ancora meglio. Puoi utilizzare il Portale dipendenti di Sistema Otto – Presenze in cloud per distribuire e tracciare il download della busta paga e di altri documenti per i dipendenti, come ad esempio la CU. Il dipendente può essere informato da na notifica via mail che è stata caricata la nuova busta paga sul proprio profilo.

Presenze in cloud gestisce il lavoro notturno?

Certo, a partire dai dati di timbratura, il sistema conteggia a divide in automatico le ore di lavoro notturno da quelle di ordinario.

Posso geolocalizzare le timbrature dei dipendenti?

Sì, le timbrature dei dipendenti possono essere geolocalizzate in accordo con le normative privacy. Sistema Otto – Presenze in cloud permette di definire delle aree su mappa che rappresentano le sedi di lavoro conosciute. Quando il dipendente registra una timbratura all’interno delle aree viene riconosciuta come corretta, in caso contrario viene inviato un alert di timbratura fuori dalla sede.

Posso gestire la banca ore?

Certo, il sistema ti aiuta a gestire la banca ore e tenere aggiornati i residui di mese in mese.

I dipendenti possono vedere i residui delle ferie e dei permessi?

Certo, dal portale dipendente del Sistema Otto si possono vedere i residui di ferie e permessi in ogni momento.

Posso impostare una compensazione delle ore su base contrattuale?

Con il Sistema Otto – Presenze in cloud puoi impostare una compensazione automatica delle ore sul dipendente in base al monte ore mensile o settimanale e decidere se dare priorità al contratto o alla timbratura.

Come posso gestire le trasferte?

Puoi gestire la nota spese ed i rimborsi a pié di lista, oppure assegnare un calcolo automatico di trasferta forfait a seconda della tipologia di timbratura effettuata dal dipendente.

E' possibile inserire voci riguardo la nota spese?

Certo, puoi inserire le voci di rimborso riguardo nota spese o rimborsi chilometrici e trasferirli insieme al cedolino verso il software paghe del consulente.

Quanto tempo occorre per corregere gli errori di timbratura?

Se utilizzi il Portale Dipendente di Sistema Otto, sarà il dipendente che ti segnalerà i propri errori di timbratura indicando l’orario corretto, dovrai solo decidere se accettare le proposte del dipendente oppure rifiutarle. Con questo metodo, riuscirai a risparmiare tempo sulla gestione, evitare le varie segnalazione tramite messaggi, email e telefonate, ed otterrai una responsabilizzazione dei dipendenti grazie al meccanismo di autocontrollo.

Oltre alla presenza, posso sapere anche cosa ha fatto il dipendente?

Nel Sistema Otto – Presenze in cloud puoi gestire le attività di lavoro del personale, che ti offrono un dettaglio in più rispetto alla timbratura per poter misurare i tempi delle varie attività che la persona può svolgere. Questo ti permette di collegare un costo diverso per ogni tipo di attività gestita.

E' possibile far accedere al software un consulente esterno all'azienda?

Certo, il nostro software è in cloud e puoi fornire un accesso al commercialista o al consulente, che potrà vedere o gestire le presenze della tua azienda, nel modo che preferisci.

Posso gestire anche dipendenti somministrati da agenzie interinali?

Sì, possono essere inseriti anche i somministrati, indicando l’agenzia di appartenenza.

C'è la possibilità di gestire le richieste di ferie e permessi?

Certo, dal Portale dipendenti di Sistema Otto ogni dipendente ha la possibilità di richiedere un periodo di assenza, scegliendo fra le varie tipologie di messe a disposizione dall’azienda. PEr ogni tipologia, inoltre, l’azienda può impostare un preavviso minimo richiesto in modo che le richieste arrivino per tempo (quando possibile) e diano modo all’azienda di organizzarsi.

Posso fare il piano ferie?

Con le richieste di assenza ed il controllo dei residui di ferie, è possibile ricevere da ogni dipendente le ipotesi di piano ferie ed esaurimento dei residui annuali. Il responsabile poi organizzerà i periodi in base ai fabbisogni aziendali e di reparto, consultando ed incrociando le varie richieste arrivate dai dipendenti.

Posso gestire dipendenti che non hanno obbligo di timbratura?

Certo, in questo caso puoi impostare le ore teoriche che il dipendente dovrà avere in busta paga.

Chi approva le richieste di ferie?

Puoi organizzare le approvazioni in base ai responsabili di reparto oppure centralizzare la gestione all’ufficio aziendale del personale, in gni caso il dipendente avrà un referente che darà risposta alle sue richieste.

Posso fare comunicazioni ai dipendenti?

Posso utilizzare la funzione di bacheca virtuale del portale dipendente per distribuire messaggi e comunicazioni aziendali. LE comunicazioni possono essere destinate a tutti o anche solo ad un gruppo di persone. Il sistema vi darà notifica di chi ha visualizzato il messaggio distribuito.

Quali alert vengono generati sulla presenza?

Gli alert che di base vengono visualizzati sulla presenza sono per il rispetto degli orari e del contratto. In generale gli alert possono essere personalizzati in base al contratto e alla pianificazione del turno assegnato (se utilizzata). Gli alert solitamente non sono bloccanti ma permettono una rapida consultazione senza bloccare la conferma del cedolino.

Anagrafica, Documentale e Formazione

Posso far accedere un consulente esterno che gestisce la formazione obbligatoria aziendale?

Certo, il nostro software è in cloud e puoi fornire un accesso, ad esempio, al consulente per la formazione, che potrà vedere o gestire le scadenze ed i rinnovi degli eventi formativi.

Quali tipi di corsi e visite posso gestire?

Le tipologie di corsi, visite o documentazione sono create direttamente dall’azienda e non ci sono limiti. Si possono gestire nello scadenzario: contratti, formazioni, visite, patenti, questionari, controlli, documentazione in genere ecc…

Posso far compilare al dipendente un questionario o una scheda?

Posso utilizzare la sezione moduli per far compilare dei questionari. Per creare i questionari possono utilizzare un semplice programma di editing testo e poi caricarli all’interno del sistema. Posso anche associare i questionari/moduli ad una scadenza in modo da automatizzare una richiesta di compilazione ogni tot mesi/anni per i dipendenti interessati.

Si possono produrre i report per la certificazione SA8000?

Sistema Otto – Presenze in cloud è in grado di fornirvi, tramite lo storico anagrafico dei dipendenti, una foto del personale in organico ad una qualsiasi data passata. Così sarete in grado di recuperare le informazioni del personale attivo in qualsiasi momento storico dell’azienda.

Posso sapere quante variazioni di contratto ci sono state l'anno scorso?

Posso sapere quante proroghe ho fatto su un dipendente a tempo determinato?

Certo, tramite lo storico anagrafico dei dipendenti, posso controllare lo storico contrattuale di ogni persona gestita a sistema.

Posso sapere quanti dipendenti maschi e femmine ho avuto nell'anno?

Sistema Otto – Presenze in cloud è in grado di fornirvi, tramite lo storico anagrafico dei dipendenti, una foto del personale in organico ad una qualsiasi data passata. Così sarete in grado di recuperare le informazioni del personale attivo in qualsiasi momento storico dell’azienda.

Turni e programmazione lavori

Posso far gestire i turni a più responsabili?

Certo, la pianificazione di Sistema Otto – presenze in cloud è un sistema di programmazione condiviso fra i vari responsabili, che in questo modo utilizzano una piattaforma interconnessa ed aggiornata in tempo reale con le occupazioni previste di ogni dipendente sui vari reparti/servizi.

Un singolo dipendente può essere assegnato a più coordinatori?

Un singolo dipendente può lavorare su più servizi o reparti, che quindi possono essere gestiti da responsabili/coordinatori diversi. In questo caso, ogni responsabile vedrà quando il dipendente è già stato inserito in turno da altri e quando è libero per poterlo pianificare sui propri servizi.

Cosa succede se non aggiorno un cambio turno?

Se non aggiorno un cambio turno, ma il dipendente comunque viene informato della variazione, succederà che nel sistema di pianificazione rimarrà il turno vecchio ma con la timbratura corretta da parte dal parte del dipendente la presenza verrà calcolata correttamente. Ci sarà solo un alert che ci avviserà del fatto che il turno assegnato risulta diverso dalla timbratura rilevata, ma questo non avrà nessun effetto sul calcolo del cedolino.

Posso gestire sostituzioni di personale in corso di mese?

Certo, in corso di mese possono essere gestite comunque tutte le assenze, le sostituzioni e le variazioni rispetto al turno definitivo uscito ad inizio mese. Inoltre, nella pianificaizone del Sistema Otto puoi impostare la funzionalità di ricerca sostituzione per trovare un dipendente libero quel giorno in zona con la mansione richiesta.

Il turno la prima volta va inserito a mano?

Il turno si può importare da un file esterno tipo excel/csv o altro. Oppure nella pianificazione in cloud del Sistema Otto è molto semplice inserire il turno di base, utilizzando la funzionalità “crea rotazioni”.

Posso gestire la pianificazione di appuntamenti?

Nella pianificazione del Sistema Otto puoi gestire in maniera totalmente libera sia unatipologia di pianificazione di interventi/appuntamenti e una pianificazione di turni/orari di lavoro.

Posso creare un turno su più sedi per un dipendente?

Certo, i dipendenti possono tranquillamente sia essere pianificati che lavorare su più di una sede.

Si può stampare il turno da appendere in bacheca?

Sì, nel Sistema trovi già una serie di stampe in A4 preconfigurate per essere utilizzate come bacheca o come orario per il singolo dipendente. Puoi comunque chiederci una personalizzazione del formato di stampa e dei dati visualizzati.

Si può inviare il turno per email ai dipendenti?

Si può inviare il turno in pdf per email ai dipendenti, oppure, ancora meglio, il dipendente può vedere in qualsiasi momento il proprio turno aggiornato in tempo reale dal Portale Dipendenti.

Hardware e App

Cosa c'è da predisporre per installare il marcatempo con badge?

Per utilizzare il nostro marcatempo Ottoemezzo non è necessaria nessuna predisposizione, solo una normale presa di corrente. Questo permette di utilizzarlo pressoché ovunque, anche in magazzini o sedi distaccate, dove lavorano pochi dipendenti e dove non c’è una connessione ADSL. Ottoemezzo trasmette automaticamente le timbrature al software Presenze in cloud in maniera autonoma.

Posso utilizzare i miei vecchi badge?

Il Sistema Otto utilizza il badge RFId ISO 15693 A 13,56 MHz codificato alla produzione del chip. Questo ci permette di offrire un alto standard di sicurezza ed una codifica cerificata univocamente a livello globale e non duplicabile o modificabile. Se il badge che già utilizzate è di questo tipo o se vuoi che la fornitura dei badge venga fatta dal tuo fornitore di fiducia, per Ak Innovation va bene.

Ho già un controllo accessi, posso utilizzare gli stessi badge per entrambi?

Possiamo testare la compatibilità dei badge del controllo accessi con il nostro sistema. Se eventualmente non fossero uguali, possiamo fornire un badge dual frequency per garantire che con una tessera sola i dipendenti possano utilizzare entrambi i sistemi.

Quanto costa il dispositivo timbratore?

Il nostro dispositivo Ottoemezzo può essere acquistato o preso in comodato, con un canone mensile che copre sia il noleggio del dispositivo che il software. Contattaci per un’offerta, ti dimostreremo che il sistema si ripaga da solo.

Posso utilizzare lo smartphone personale dei dipendenti per la timbratura?

Qui si apre il dibattito. Noi ti consigliamo di non farlo per diverse problematiche che potrebbero insorgere sia a livello privacy, che costi imprevisti, che per garantire la sicurezza dei dati di rilevazione. Se vuoi contattarci, un nostro esperto ti spiegherà in dettaglio le varie motivazioni.

Quanto tempo occorre per la consegna della timbratrice badge?

Se abbiamo il dispositivo in pronta consegna, siamo in grado di spedirlo in 2-3 giorni. Altrimenti 1/2 settimane. Il software viene attivato alla conferma d’ordine.

Le marcature si possono leggere in tempo reale?

Certo, ma per nostra esperienza nella maggior parte dei casi non è necessario, soprattutto per le timbrature in azienda. Per questo solitamente impostiamo la sincronizzazione delle timbrature dalle 2 alle 4 volte al giorno, che di norma è più che sufficiente.